Software gestionale di magazzino: investimento o spesa?
Ogni volta che si decide di implementare un nuovo sistema di gestione del magazzino (WMS Warehouse Management System) all’interno della propria azienda la domanda che -giustamente- ci si pone è: si tratta di un investimento o di una semplice spesa?
La differenza non è solo semantica, ma sostanziale.
Una spesa è un costo fine a se stesso, necessario ma non sempre produttivo. Un investimento, invece, è un impiego di risorse fatto con l’aspettativa di un ritorno, misurabile nel tempo. In questo senso, capire se un gestionale può generare un ritorno sull’investimento (ROI) positivo è cruciale per prendere una decisione consapevole.
Il primo passo è comprendere cosa comporta realmente l’adozione di un software preposto alla gestione del nostro magazzino.
Spesso ci si concentra sul costo dell’abbonamento mensile o annuale, dimenticando che un gestionale di magazzino efficace incide su molteplici aspetti aziendali: dalla riduzione dei costi operativi, al miglioramento dell’efficienza e alla maggiore precisione nella gestione delle scorte. È quindi importante valutare il gestionale di magazzino come parte integrante del flusso operativo, e non come un software isolato.
Non si tratta solo di “comprare un programma”, ma di ridisegnare il modus operandi dell’azienda.
📌Perchè investire in un gestionale per il magazzino?
Quando cammini per la prima volta nel magazzino di un centro di distribuzione e-commerce, potresti chiederti quanto la logistica sia diversa da quella che era anche solo pochi anni fa.
10-15 anni fa, gli ordini dei clienti venivano scaricati una volta al giorno ed elaborati in un’unica ondata. Senza tener conto della loro importanza.
Tuttavia, la logistica non riguarda solo il prodotto giusto al posto giusto, ma anche al momento giusto e al costo giusto.
Molti dirigenti pensano che sia sufficiente avere una previsione ragionevolmente accurata per evadere gli ordini dei clienti, ma ogni previsione è solo un’idea, e le idee senza esecuzione non valgono nulla.
Per operare efficacemente in magazzino, è necessario sapere non solo cosa deve essere fatto ed entro quando. È anche necessario sapere dove si trovano i prodotti e come prelevarli da lì.
Inoltre, è necessario sapere cosa sta facendo il proprio team e con quale efficacia esegue i compiti assegnati. È necessario sapere se prelevare un articolo richiede 30 secondi o forse 3 minuti e mezzo.
A chi importa una differenza di 3 minuti..
Più estesa è l’operazione, maggiore è la necessità di questa conoscenza.
Ciò che si può facilmente trovare e raccogliere nel retro di un negozio o in un piccolo magazzino può essere impossibile da localizzare quando lo stoccaggio supera qualche migliaio di metri quadrati o diverse migliaia di unità.
La differenza di 3 minuti può non pesare quando si evadono 5 ordini al giorno. Tuttavia, quando si devono spedire 150 ordini in un turno, questo si traduce nell’equivalente di un dipendente a tempo pieno.
Naturalmente, le aziende che operano senza un Sistema di Gestione del Magazzino possono implementare numerosi processi e procedure per controllare la propria produttività. Soprattutto quando lavorano a livelli di aggregazione relativamente elevati, come stoccaggio, prelievo e spedizione di pallet completi.
Possono ad esempio rielaborare il layout del magazzino, ottimizzare i movimenti dei carrelli elevatori spostando gli articoli più venduti più vicini all’area di spedizione. L’elenco delle buone pratiche è lungo.
Tuttavia, c’è un limite a ciò che si può ottenere in questo modo.
Senza una visione in tempo reale delle operazioni del magazzino o senza la possibilità di registrare ogni attività, di apporre una time-stamp e di controllare le attrezzature e l’utilizzo dello spazio, tutti, persino il responsabile diretto del magazzino, lo gestiscono come fosse una stanza buia.
Quand'è che bisogna investire in un sistema di gestione del magazzino?
Le piccole aziende e le startup spesso non hanno un software che gestisce il loro magazzino. In realtà, non necessariamente devono. Persino Amazon ha avviato il suo primo magazzino nel 1994 con un semplice sistema di prelievo cartaceo.
Ma, quando l’attività cresce, non è possibile migliorare la precisione e la velocità continuando a lavorare su carta. Ad esempio, quando l’attuale organizzazione del magazzino di un’azienda limita il business perché non riesce a gestire nuove richieste, è arrivato il momento di cercare un nuovo sistema di gestione del magazzino.
La necessità di maggiore precisione e velocità può essere determinata da fattori sia esterni che interni. I primi sono la crescita dei volumi o i cambiamenti nelle esigenze dei clienti. Gli altri includono, ad esempio, significative perdite di magazzino o una bassa produttività dei dipendenti.
Un altro fattore comune è l’aumento della complessità di esecuzione delle procedure di magazzino come servizi a valore aggiunto, allocazione multi-sito, tracciabilità dei numeri di serie o prodotti soggetti ad accisa.
🚀La differenza tecnologica..
Un Software di Gestione del Magazzino fa parte dell’architettura complessiva dei sistemi aziendali. Pertanto, non è insolito che le aziende prendano in considerazione la revisione del WMS in caso di cambiamenti significativi nei sistemi IT. Ad esempio, durante l’introduzione o l’implementazione di un nuovo ERP. Spesso è preferire aggiornare il WMS se l’interfacciamento con quello attuale risulta troppo complicato o, se si parla di configurazioni ex-novo, acquistare software già pensati per comunicare bene tra loro anche se gestiscono processi aziendali completamente diversi ( ad esempio contabilità, magazzino, produzione)
Poiché le aziende cercano maggiore flessibilità nella loro logistica, molti fornitori di WMS offrono ora soluzioni SaaS e architetture modulari. Tutto ciò consente ai sistemi di adattarsi facilmente alle esigenze dei clienti in modo più semplice rispetto al passato.
Anche se sono molteplici le situazioni in cui un’azienda potrebbe aver bisogno di un Sistema di Gestione del Magazzino, possiamo facilmente dichiarare le due motivazioni che abbiamo riscontrato più frequentemente nei nostri progetti.
Quasi sempre, è la crescita dei volumi a guidare la ricerca di un utilizzo più efficiente delle risorse, e la crescita delle aspettative dei clienti a richiedere un migliore controllo delle scorte e dei processi.
In definitiva, spetta a noi, professionisti della logistica, saper cogliere i segnali per tempo.
Dobbiamo avviare il progetto prima che si verifichi il collo di bottiglia. Infatti, l’implementazione di un sistema di gestione del magazzino non è un processo rapido, è importante includere tali piani nella propria strategia fin dalle prime fasi.